Les avantages de la transition numériques sont clairs et certaines entreprises se disent qu’elles ont tout à gagner à effectuer cette transformation. Mais sans connaissance dans ce domaine, cela peut se faire dans la douleur. Pourquoi ne pas faire appel à une entreprise d’archivage numérique ? Voici ce dont il s’agit.
Archivage numérique : des entreprises à connaitre
Avant d’être des entreprises d’archivage numérique, ces structures spécialisées sont avant tout des entreprises d’archivage. Quelle différence ?
Avant de passer au numérique, il faut tirer parti de ses archives papier. Or, à considérer ces milliers de feuillets qui dorment parfois en mauvais état dans une salle, difficile de comprendre en quoi elles peuvent être utiles.
Il est évident que si l’on n’a pas pris le parti de les trier de manière régulière et de les classer, ce ne sont que des documents encombrants.
Pourtant, sur ces feuillets, on retrouve l’évolution de la structure depuis ses débuts, le changement de fournisseurs, les partenariats qui se sont établis, les factures qui ont augmenté pour asseoir le chiffre d’affaire au fur et à mesure de l’acquisition de l’expérience.
Passer par une société d’archivage numérique suppose donc déjà de digitaliser ces papiers mais seulement ceux qui ont de l’importance, en savoir plus ; c’est-à-dire ceux qui ont encore une valeur probatoire ou peuvent aider dans certains services.
Le tri, le récolement, le classement des archives papier sont autant d’étapes avant d’envisager leur transformation pour devenir des documents dématérialisés.
Les services que l’on peut attendre d’une bonne entreprise d’archivage
Un agent de l’entreprise d’archivage arrive dans la structure. Comment travaille-t-il ?
Dans un premier lieu, il fait un état des lieux de l’existant. Les archives ont-elles été soigneusement classées, se trouvent-elles dans un endroit qui préserve la matière délicate du papier ? La question est importante car la loi sur la transition numérique suppose que chaque élément écrit (lettre, chiffre, signe…) soit tout à fait lisible. Difficile quand le papier a été exposé à la lumière et que l’écriture ou l’encre a pâli, que le papier a été rongé par les souris ou gondole à cause de l’humidité ambiante.
Heureusement, grâce à des machines de pointe, ces entreprises peuvent arranger beaucoup de situations même sur des grands formats et d’autres supports que le papier classique (comme le calque par exemple).
Vient ensuite le moment de les numériser et de leur donner un nom, mais aussi de les classer. Pour cela, il faut avoir trouvé un espace de stockage numérique qui réponde aussi bien aux exigences de la loi qu’aux attentes du chef d’entreprise.
S’il souhaite que chaque personne ait accès à certaines informations dans le but de mieux travailler, il ne veut peut-être pas que certains documents soient visibles. Pas de souci, grâce à la création de différents niveaux d’accès, mais aussi à la protection des données (RGDP).
En parlant de données, le chef d’entreprise peut imaginer comment il va tirer parti de toutes les informations qui dorment pour l’instant sur ces feuilles. Il peut en apprendre davantage sur ses clients, sur leurs attentes, mais aussi améliorer le fonctionnement interne de l’entreprise. Pour cela, il faut analyser la data, mais chaque chose en son temps.
Alors que son imagination s’emballe et qu’il se dit qu’il va gagner en compétitivité, il doit en premier lieu contacter une entreprise d’archivage numérique et demander à bénéficier de leurs prestations.
Cela coûte moins cher que le fait d’embaucher quelqu’un puisque l’on externalise une tâche. En outre, les entreprises d’archivage proposent un autre service très intéressant : le fait de pouvoir s’occuper par la suite des archives papier afin de gagner de la place de la structure, tout pouvant accéder à ses documents à tout moment.
